Kaihtimien tarjouspyyntö isolle kohteelle, kuten taloyhtiölle, koululle tai toimistokerrokselle, kannattaa tehdä niin tarkaksi, että tarjoukset ovat vertailukelpoisia jo ensimmäisellä kierroksella. Tämä artikkeli on kirjoitettu isännöitsijöille, hallitusten jäsenille, tilasuunnittelijoille ja rakennuttajille, jotka tilaavat kaihtimia kymmeniin tai satoihin ikkunoihin. Hyvin laaditulla pyynnöllä säästät viikkoja kyselyitä, vältät lisälaskut ja saat kaihtimet, jotka kestävät 10-15 vuotta päivittäistä käyttöä.
Isossa kohteessa virheet monistuvat. Väärä kiinnitystapa yhdessä ikkunassa on harmi, mutta sama virhe 180 ikkunassa on budjettiongelma.
Mitä kaihtimien tarjouspyyntö isolle kohteelle sisältää
Kokenut hankintojen tekijä aloittaa kohteen kuvauksesta eikä tuotteesta. Kaihdinliike tarvitsee tiedon siitä, onko kyse asuinkerrostalosta, päiväkodista, sairaalasta vai avokonttorista, koska käyttötarkoitus ratkaisee materiaalit, ohjaustavan ja paloturvallisuusvaatimukset.
Toimiva tarjouspyyntö sisältää vähintään nämä:
Ikkunaluettelo, jossa jokaisella ikkunatyypillä on tunnus, mitat, lukumäärä ja ilmansuunta. Tuotevaatimukset, kuten kaihdintyyppi, kangasluokka, väri ja ohjaustapa. Asennustapa, eli asennetaanko kaihdin puitteeseen, karmiin, seinään vai kattoon. Aikataulu, sisältäen mittauksen, toimituksen ja asennuksen aikaikkunat. Takuu- ja huoltoehdot sekä varaosien saatavuus.
Pelkkä ”rullaverhot 120 ikkunaan” ei riitä. Tällöin yksi toimittaja tarjoaa 35 €/m² polyesterikangasta ketjuohjauksella ja toinen 190 €/m² moottoroitua screen-kangasta. Tarjouksia ei voi verrata keskenään.
Ikkunatyyppien kartoitus ja mittaus
Vanhemmissa suomalaisissa kerrostaloissa, esimerkiksi 1960-70-lukujen elementtitaloissa Helsingissä ja Tampereella, sama ikkunakoko voi vaihdella portaittain jopa 1-2 senttiä. Tästä syystä isot kohteet tilataan lähes aina mittatilauskaihtimina, ja toimittajan tekemä mittaus kannattaa kirjata tarjouspyyntöön erillisenä työvaiheena.
Ammattilainen ryhmittelee ikkunat tyyppeihin: A-tyyppi olohuoneen kolmijakoinen ikkuna, B-tyyppi makuuhuoneen kaksijakoinen ja C-tyyppi parvekeovi. Tarjouspyynnössä annetaan arviomitat, mutta lopullisista mitoista vastaa toimittaja. Näin vastuu virhemitoista ei jää tilaajalle.
Isossa kohteessa ikkunoiden ilmansuunta merkitsee enemmän kuin moni arvaa. Etelä- ja länsijulkisivulla lämpökuorma kesällä on niin suuri, että ulkokaihdin tai screen-rulla voi olla järkevämpi ratkaisu kuin sisäkaihdin. Pohjoisjulkisivulle riittää usein kevyempi rullaverho tai sälekaihdin.
Paloturvallisuus ja julkisten tilojen vaatimukset
Koulujen, päiväkotien, hoitolaitosten ja sairaaloiden kaihtimille asetetaan materiaalivaatimuksia, jotka on kirjattava tarjouspyyntöön. Käytännössä kangasta pyydetään luokiteltuna standardin EN 13501-1 mukaan, ja toimittajalta pyydetään sertifikaatti tai testausseloste jokaisesta tarjotusta kankaasta. Tarkemmin vaatimuksista on kerrottu artikkelissa julkisten tilojen kaihtimet ja niiden vaatimukset.
Toinen julkisissa tiloissa ohitettu asia on lasten turvallisuus. Päiväkodeissa ja alakouluissa irrallisia ketjuja ja naruja kannattaa välttää kokonaan. Vaihtoehtoina ovat jousivetoinen rullaverho, sauvaohjaus tai sähkökäyttöinen kaihdin, jonka ohjaus on keskitetty seinäkytkimeen.
Hoitolaitoksissa ratkaisevaa on puhdistettavuus. Alumiininen sälekaihdin tai pyyhittävä lamellikaihdin kestää desinfiointia paremmin kuin tekstiilipintainen plisseekaihdin.
Yleinen myytti: iso määrä tuo automaattisesti ison alennuksen
Moni taloyhtiön hallitus olettaa, että 200 kaihtimen tilauksella yksikköhinta putoaa puoleen. Näin käy harvoin. Mittatilauskaihdin valmistetaan yksi kerrallaan, joten materiaali ja työ eivät halpene samalla tavalla kuin sarjatuotannossa.
Säästöä syntyy ennen kaikkea logistiikasta ja asennuksesta. Kun asentaja tekee 20 asuntoa samana päivänä samassa rapussa, matkakulut ja asennuksen aloituskustannukset jakautuvat. Realistinen määräalennus on tyypillisesti kymmenen prosentin luokkaa, ei 40-50 prosenttia.
Halvin yksikköhinta ei myöskään tarkoita halvinta kokonaisuutta. Jos tarjous ei sisällä mittausta, vanhojen kaihtimien purkua tai jätteiden poisvientiä, lisälaskut tulevat myöhemmin.
Ohjaustapa ja älykoti isossa kohteessa
Toimistoissa ja kouluissa moottoroitu kaihdin on yleistynyt nopeasti. Avokonttorin suurissa ikkunoissa keskitetty ohjaus, joka laskee kaihtimet auringonkulun mukaan, vähentää jäähdytystarvetta ja näytön heijastuksia. Isoihin toimistoikkunoihin sopivista ratkaisuista lisää artikkelissa lamellikaihtimet suurille ikkunoille toimistossa.
Tarjouspyyntöön on kirjattava, mihin järjestelmään moottorit liitetään. Kiinteistöautomaatioon kytkettävät moottorit poikkeavat kuluttajille suunnatuista HomeKit- tai Google Home -yhteensopivista malleista. Sähköurakoitsijan ja kaihdintoimittajan välinen rajapinta kannattaa sopia jo pyyntövaiheessa, muuten kumpikaan ei vastaa johdotuksesta.
Asuinkerrostalossa tilanne on toinen. Jokainen asukas haluaa todennäköisesti ohjata omia kaihtimiaan, joten käsiohjaus tai paristokäyttöinen moottori on usein järkevämpi kuin keskitetty järjestelmä.
Yleisimmät virheet tarjouspyynnössä
Ensimmäinen virhe on aikataulun unohtaminen. Mittatilauskaihtimien toimitusaika on tyypillisesti 2-6 viikkoa, ja kevään sesonkina pidempi. Jos koulun kaihtimien pitää olla paikallaan elokuun alussa, tilaus on tehtävä viimeistään toukokuussa. Aiheesta lisää artikkelissa mittatilauskaihtimien toimitusaika ja sen suunnittelu.
Toinen virhe on mallikappaleen puuttuminen. Isoissa kohteissa kannattaa vaatia yksi asennettu mallikaihdin ennen koko erän valmistusta. Väri, joka näytti hyvältä mallikirjassa, voi näyttää aivan toiselta pohjoisen valossa marraskuussa.
Kolmas virhe on sekoittaa hankintakokonaisuudet. Kaihdinliike on erikoistunut ikkunan auringonsuojaan: kaihtimiin, rullaverhoihin, markiiseihin ja ikkunafilmeihin. Tekstiiliverhot kuuluvat verhokaupoille, ikkunoiden vaihto ikkunaliikkeille ja kalusteiden päällystys verhoiluliikkeille. Jos kaikki niputetaan yhteen pyyntöön, vertailu vaikeutuu ja hinnat nousevat.
Tarjousten vertailu ja toimittajan valinta
Pyydä tarjous vähintään kolmelta toimittajalta ja anna kaikille sama ikkunaluettelo. Vertaile tarjouksia rivi riviltä: tuote, kangasluokka, ohjaustapa, mittaus, asennus, purku, takuu ja huolto.
Kokenut tilaaja katsoo myös referenssit. Pyydä toimittajalta 2-3 vastaavan kokoista kohdetta viimeisen kolmen vuoden ajalta ja soita ainakin yhteen niistä. Kysy erityisesti, pysyikö aikataulu ja miten reklamaatiot hoidettiin.
Takuuehdoissa tavallinen taso on 2-5 vuotta mekaniikalle. Moottoroiduissa kaihtimissa moottorin takuu voi poiketa kankaan takuusta, joten pyydä ne eriteltyinä.
UKK
Kuinka paljon aikaa isoon kaihdinhankintaan kannattaa varata?
Tarjouspyynnöstä asennettuihin kaihtimiin kuluu tyypillisesti 2-3 kuukautta. Aikaan sisältyy tarjouskierros 2-3 viikkoa, mittaus, mallikaihtimen hyväksyntä, valmistus 2-6 viikkoa ja asennus.
Pitääkö taloyhtiön kilpailuttaa kaihtimet, jos ne ovat osakkaan kunnossapitovastuulla?
Ei ole pakko, mutta yhteishankinta tuo yhtenäisen julkisivun ja helpottaa asennuksen logistiikkaa. Osakas voi tilata kaihtimensa yhteishankinnan kautta, ja yhtiö sopii toimittajan kanssa yhtenäisestä väristä ja mallista.
Mitä tehdä, jos tarjoukset poikkeavat toisistaan yli 50 prosenttia?
Tarkista ensin, sisältävätkö kaikki tarjoukset mittauksen, asennuksen ja purun. Iso hintaero johtuu useimmiten eroista kangaslaadussa, ohjaustavassa tai työn sisällössä, ei toimittajan katteesta.
Kun pyyntö on valmis
Hyvä kaihtimien tarjouspyyntö isolle kohteelle on käytännössä taulukko ikkunatyypeistä ja selkeä lista vaatimuksista. Kun ilmansuunnat, paloluokat, ohjaustapa, aikataulu ja työn sisältö on kirjattu, toimittajat vastaavat samaan kysymykseen ja vertailu on helppoa.
Viimeinen käytännön vinkki: lähetä tarjouspyyntö viimeistään helmi-maaliskuussa, jos kaihtimien pitää olla paikallaan ennen kesän pitkiä valoisia päiviä. Silloin kaihdinliikkeillä on vielä aikaa tehdä kunnolliset mittaukset ennen sesongin kiireitä.